Współcześnie firmy muszą nieustannie poszukiwać sposobu na zwiększenie konkurencyjności, aby osiągnąć sukces na rynku. Znaczny wpływ na rozwój przedsiębiorstw mają ich pracownicy. Z tego względu duże znaczenie ma odpowiednie zarządzanie personelem, które pozwala na monitorowanie realizacji zadań oraz postępów w rozwoju pracowników. Na kapitał ludzki przedsiębiorstwa składają się kompetencje, wrodzone i nabyte umiejętności, predyspozycje czy motywacje. Wiele firm zastanawia się, jak czynniki te monitorować, mierzyć, a nawet nimi zarządzać. Właśnie tym celom służy controlling personalny. Pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników, a także na identyfikację i eliminowanie potencjalnych problemów związanych z ich zaangażowaniem i wydajnością. W artykule wyjaśnimy, w jaki sposób controlling personalny jest opłacalny dla przedsiębiorstwa oraz jakie są jego zadania.
Spis treści:
Co to jest controlling personalny?
Jakie są zadania controllingu personalnego? Główne grupy wskaźników
Jakie są narzędzia controllingu personalnego?
Jak za pomocą narzędzi controllingu usprawniać działanie firm?
Jakie korzyści firmom przynosi stosowanie controllingu personalnego?
W jaki sposób rozwijać ważne dla firm umiejętności personelu?
Co to jest controlling personalny?
Kiedy słyszymy słowo ‘controlling’, zapewne nasuwają się nam na myśl jakieś pejoratywne skojarzenia związane z obserwacją, inwigilacją czy też sprawdzeniem efektów naszych działań, bądź też podejmowanych decyzji. W rzeczywistości jednak, pojęcie to odnosi się zupełnie do czegoś innego. Jest to monitorowanie oraz koordynacja procesów planowania w przedsiębiorstwie, realizowana wewnątrz firmy. Dzięki niemu można szybko dostrzec i wychwycić pojawiające się trudności, ocenić, jakie cele warto postawić sobie na nadchodzący okres, czy też otrzymać informacje dotyczące kondycji spółki. Controlling jest zazwyczaj realizowany przez kierowników poszczególnych komórek w przedsiębiorstwie, bądź też specjalnie powołanych do tego audytorów.
Aby controlling spełniał swoje podstawowe funkcje, musi uwzględniać dwie podstawowe kwestie:
- sprzężenie zwrotne - często określane również mianem feed back-u, dotyczy danych na temat tego, co już miało miejsce w firmie, czyli weryfikacji wcześniejszych założeń, kosztów, czy chociażby planów polityki personalnej.
- sprzężenie wyprzedzające - czyli feed forward skupia się na ocenie możliwości perspektywicznych w przedsiębiorstwie, wychwytując przy tym wszelkie zagrożenia, które mogą się pojawić. Zaliczymy tutaj również estymacje dotyczące zbliżającego się kwartału oraz założenia uwzględniane dla poszczególnych komórek przedsiębiorstwa.
Jakie są zadania controllingu personalnego? Główne grupy wskaźników
Controlling może dotyczyć każdego poziomu w firmie. Jedną z jego form jest controlling personalny, który jak sama nazwa wskazuje, skupia się na czynniku ludzkim. Zazwyczaj dotyczy takich elementów jak: controlling wielkości i dynamiki zatrudnienia, doboru pracowników, procesów szkoleniowych, mierników do oceny szkoleń, planowania zatrudnienia personelu oraz planowania płac. Celem controllingu jest jak najefektywniejsze wykorzystanie potencjału każdego z zatrudnionego członka zespołu, tak aby ich umiejętności i kompetencje miały przełożenie na wyniki firmy. Przedsiębiorstwo natomiast, powinno jak najrzetelniej i trafniej dobierać poszczególnych pracowników do konkretnych stanowisk i zadań, oferując im równocześnie możliwość ciągłego rozwoju.
Controlling wielkości i dynamiki zatrudnienia
Skupia się przede wszystkim na stanie ilościowym osób zatrudnionych w aktualnym czasie oraz weryfikacji przeciętnego zatrudnienia w interesującym nas okresie. W jakim celu przeprowadza się takie zabiegi? Pozwalają one stwierdzić wiele istotnych kwestii, takich jak te dotyczące wydajności pracy i zatrudnionych, potrzebach szkoleniowych, rekrutacji, a nawet podziału zadań na poszczególnych stanowiskach.
Controlling doboru pracowników
Kładzie duży nacisk na pozyskanie odpowiednich kandydatów do pracy. Ma na celu zatrudnianie osób, których kompetencje i umiejętności będą zgodne z profilem firmy i przyczynią się do jej rozwoju. Głównym zadaniem controllingu w wymienionym zakresie, jest przede wszystkim uczestnictwo w weryfikacji doboru metod i technik rekrutacji, selekcji i adaptacji pracowniczej. Co więcej, pokazuje również inne alternatywy czy też propozycje, które będą w stanie dopełnić proces doboru pracowników.
Controlling procesów szkoleniowych
Skupia się na udziale we współtworzeniu planów szkoleniowych. Zapewnia nadzór nad ich harmonogramem, doborem osób, które powinny w nich uczestniczyć. Skupia się również na ustalaniu źródeł pozyskiwania informacji, co do konkretnych tematów szkoleń według potrzeb firmy i zatrudnionych w niej osób.
Mierniki do oceny szkoleń
Obejmuje dwa główne obszary: jakościowych oraz ilościowych. Do pierwszego zaliczymy m.in. monitoring celów, czy też planów szkoleń, formy prowadzenia kursów oraz weryfikację budżetowania szkoleń. Mierniki ilościowe obejmują swym zakresem wszelkie kwestie liczbowe, a zatem ilość odbytych szkoleń, godzin na nie przeznaczonych, osób, które w nich uczestniczyły. Istotne są również koszty szkoleń czy też wskaźniki dotyczące wymiernych skutków przeprowadzanych kursów.
Mierniki dotyczące oceny planowania personelu
Te mierniki dzielimy również na te ilościowe oraz jakościowe. W tych pierwszych znajdą się informacje dotyczące tempa wzrostu zatrudnienia, liczby zwolnień, dynamiki zmian w zatrudnianiu czy też weryfikacja wydajności pracy na poszczególnych pionach. Mierniki jakościowe skupiają uwagę wokół stosowanych metod planowania, ich zakresu czy też przyczyn niezrealizowania poszczególnych zamierzeń.
Planowanie płac
Ten element jest tak samo istotny jak poprzednie podgrupy podlegające controllingu. Tutaj bierzemy pod uwagę najniższe, przeciętne i najwyższe płace w regionie, ale także kraju i oczywiście branży, w której się poruszamy. Ilość podwyżek inflacyjnych, ale również motywacyjnych w firmie, jak też wskaźnik produktywności i rentowności wynagrodzeń.
Jakie są narzędzia controllingu personalnego?
Controlling nie ma na celu uprzykrzać nikomu życia, stanowi natomiast niezbędne narzędzie, które pozwala na zapanowanie nad wszelkimi procesami, które mają miejsce w firmie. Dzięki niemu można nie tylko dokonać weryfikacji sytuacji przedsiębiorstwa w minionych miesiącach, ale również sprawnie zaplanować budżet i inwestycje na kolejny kwartał. Narzędzia controllingu to metody i techniki, umożliwiające określenie mocnych i słabych stron organizacji, a także ustalenie potencjalnych zagrożeń i szans. Do najpopularniejszych zaliczamy:
- analizy finansowe (planowanie, kontrolowanie odchyleń),
- analizę ryzyka kadrowego,
- analizę macierzową,
- audyt personalny,
- analizę SWOT zasobów ludzkich,
- analizę ABC lub XYZ.
- analizę cyklu życia pracownika.
Dzięki tym narzędziom, menedżerowie mogą lepiej poznać sytuację finansową firmy, określić cele i priorytety oraz na bieżąco kontrolować ich realizację.
Jak za pomocą narzędzi controllingu usprawniać działanie firm?
Odpowiednio dobrane narzędzia controllingu personalnego pozwalają na lepsze planowanie i przewidywanie rezultatów. Dzięki temu menedżerowie, kierownicy czy szefowie mogą szybciej reagować na zmiany rynku i dostosowywać strategię firmy. Kolejnym ważnym aspektem jest oszczędność czasu i kosztów, poprzez automatyzację procesów i wykorzystaniu systemów informatycznych. Narzędzia controllingu umożliwiają także lepsze zarządzanie ryzykiem oraz poprawę jakości decyzji. Wszystko to przyczynia się do wzrostu efektywności działania firmy i osiągania lepszych wyników.
Jakie korzyści firmom przynosi stosowanie controllingu personalnego?
Wiedza na temat efektywności pracowników i podejmowanych przez firmę działań ma istotny wpływ na końcowy sukces. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skuteczniej planować i realizować cele biznesowe, a także zwiększyć motywację pracowników. Przeprowadzenie controllingu personalnego pozwala na lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, co przekłada się na konkurencyjność organizacji. Do zalet wprowadzenia controllingu personalnego należy:
- Oszczędność kosztów - umożliwia monitorowanie i kontrolowanie wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników.
- Identyfikacja i rozwiązywanie problemów związanych z zasobami ludzkimi, takich jak niska efektywność lub poziom zaangażowania.
- Planowanie i realizacja celów związanych z zasobami ludzkimi, takich jak rozwój kompetencji pracowniczych oraz zwiększenie zatrudnienia.
- Ocena efektywności pracowników - pozwala na identyfikację najlepszych osób w firmie i podjęcie działań zmierzających do ich utrzymania.
- Poprawa komunikacji wpływa na lepsze zrozumienie potrzeb, oczekiwań i wsparcie w rozwoju kariery.
Chcesz podnieść umiejętności miękkie pracowników, aby zwiększyć konkurencyjność firmy?
Zapoznaj się z ofertą szkoleń otwartych z umiejętności osobistych
W jaki sposób rozwijać ważne dla firm umiejętności personelu?
W celu przeprowadzenia controllingu personalnego wymagana jest odpowiednia wiedza, którą można nabyć, uczestnicząc w szkoleniach otwartych i szkoleniach zamkniętych organizowanych w AVENHANSEN. Dla pracowników sektora finansów publicznych dostępne jest szkolenie controlling personalny w administracji publicznej.
Z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi, warto inwestować w kursy dla pracowników doskonalące umiejętności twarde, takie jak szkolenia językowe i miękkie, ponieważ przyczyniają się do rozwoju firmy i zadowolenia zatrudnionych. Najlepiej, jeżeli warsztaty są dopasowane do konkretnych potrzeb zatrudnionych osób. Można nauczyć się tego podczas szkolenia z zarządzania szkoleniami i rozwojem pracowników oraz szkolenia z rozwijania kompetencji pracowników poprzez coaching i delegowanie zadań. Uczestnicy biorąc w nich udział dowiedzą się, jak badać i definiować potrzeby szkoleniowe oraz oceniać efektywność realizowanych kursów.
Przeczytaj na naszym blogu również:
