Jak może i powinien wyglądać dział zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie oraz jakie stoją przed nim zadania? Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta - funkcjonowanie tej jednostki zależy bowiem od specyfiki i charakteru pracy całego przedsiębiorstwa. Kilka podpowiedzi na temat odpowiedniej organizacji działu personalnego znajdziecie w przygotowanym przez nas poniższym tekście.

W naszym artykule przeczytasz o:

ewolucji funkcji i modeli organizacyjnych działu personalnego;

czterech podstawowych modelach pracy działu zarządzania zasobami ludzkimi;

prawidłowej organizacji pracy działu personalnego.

Ewolucja funkcji i modelu pracy działów zarządzających zasobami ludzkimi

Jeszcze dziesięć, piętnaście lat temu terminy takie jak dział personalny bądź zarządzanie zasobami ludzkimi były znane jedynie specjalistom od socjologii pracy na uniwersytetach oraz zatrudnionym w zachodnich koncernach nieśmiało wkraczających na polski rynek. Od tego czasu wiele się zmieniło. Polskie przedsiębiorstwa nie zatrudniają już tylko jednej osoby pełniącej funkcje księgowej, kadrowej i sekretarki. Obecnie dział personalny składa się z kilku-kilkunastu osób, których pracą kieruje człowiek zatrudniony na stanowisku dyrektora kadr lub kierownika działu.

Modele organizacyjne działu zarządzania zasobami ludzkimi

Model pasywny

Model pasywny oznacza działania jednej osoby, która skupia się na wypełnianiu wszystkich wymaganych i niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania firmy obowiązków. Funkcjonująca w tym modelu kadrowa zajmuje się:

• organizowaniem i uaktualnianiem badań wstępnych, okresowych oraz kontrolnych pracowników;

• organizacją szkoleń bhp, zarówno tych wstępnych, jak i stanowiskowych;

• przygotowywaniem dokumentów pracowniczych (umów o pracę, świadectw pracy, warunków zatrudnienia, zaświadczeń itp.);

• zakładaniem i prowadzeniem teczek zatrudnionych;

• sporządzaniem raportów do ZUS-u i urzędów skarbowych;

• ewidencjonowaniem czasu pracy, zwolnień lekarskich, naliczaniem urlopów;

• naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń;

• w przypadku zatrudniania powyżej 20 osób - także tworzeniem regulaminu pracy oraz systemu wynagradzania.

To model, który obecnie może się sprawdzić w małych, najczęściej rodzinnych firmach, które nie planują ekspansji na głębsze wody oraz nie zamierzają powiększać załogi zatrudnionych.

Model reaktywny

Model reaktywny skupia się, jak sama nazwa wskazuje, na reagowaniu na sytuacje, które w danym momencie mają miejsce. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim - wychodzenie poza sztywne ramy modelu pasywnego. W modelu reaktywnym działu personalnego nie stanowi już jedna osoba, a ponadto zatrudnieni w nim pracownicy ściśle współpracują z ludźmi z innych działów.

W tym systemie organizacyjnym dział personalny wykonuje zadania wymienione w modelu pasywnym, dodatkowo reagując na bieżące potrzeby pojawiające się w przedsiębiorstwie (takie jak rekrutacje pracowników, szkolenia). Dyrektor tego działu przy pomocy kierowników z innych obszarów firmy tworzy profile stanowisk czy też określa potrzeby szkoleniowe. Przygotowuje również ogłoszenia rekrutacyjne oraz przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne. Dużym minusem opisywanego modelu jest chaotyczne działanie, pozbawione dalekosiężnego planowania, strategii. Bardziej przemyślane kroki podejmowane są dopiero w momencie, gdy trzeba rozwiązać jakieś trudności. W obliczu braku problemów nikt nie wychodzi z inicjatywą czy propozycjami usprawnień.

Model aktywny

Trzeci model - aktywny - wychodzi naprzeciw pracownikom. W tym systemie organizacyjnym działania działu personalnego skupiają się zarówno na zadaniach czysto administracyjnych, jak i reagowaniu na bieżące sytuacje, potrzeby. Wartością dodaną w przypadku tego modelu jest przewidywanie kłopotów i reagowanie na potencjalne problemy jeszcze przed ich wystąpieniem. Założeniem modelu aktywnego jest optymalne wykorzystanie potencjału ludzkiego poprzez wybór osób pasujących na odpowiednie stanowiska. Wiąże się z tym przemyślana organizacja struktury w przedsiębiorstwie, umożliwiająca firmie efektywne, stałe dążenie do rozwoju przy jak najmniejszych stratach oraz skuteczne zarządzanie projektami.

Model proaktywny

Ostatni z modeli to model proaktywny. Stanowi on pewnego rodzaju rewolucję w szeroko pojętym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Czym różni się od swoich poprzedników? Najistotniejszą zmianą jest fakt, że dział personalny w modelu proaktywnym przestaje być jakąś odrębną jednostką przedsiębiorstwa. Kierownik działu nie jest już tylko ekspertem od prawa pracy i zasobów ludzkich, ale także pełni rolę biznesmena czy ekonomisty (czyli staje się człowiekiem czuwającym nad całokształtem działań). Jego kroki dążą do poprawy warunków pracy i efektywności całego działu. Kierownik personalny jest też zazwyczaj jednym z udziałowców przedsiębiorstwa lub członkiem zarządu, dzięki czemu wie, jak planować działania podległej mu jednostki.

Dział zarządzania zasobami ludzkimi - jak prawidłowo organizować jego pracę?

Który z przytaczanych modeli jest słuszny? Jak zarządzać działem personalnym, aby funkcjonował efektywnie, a jednocześnie pozwalał zatrudnionym w nim pracownikom na satysfakcję z wykonywanych zadań? Nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Nie można bowiem powiedzieć, że model proaktywny czy pasywny sprawdzi się w każdym z przedsiębiorstw. Przed wyborem strategii zarządzania należy dogłębnie zastanowić się nad tym, co naszej firmie jest najbardziej potrzebne i co pomoże jej w stabilnym rozwoju, nie doprowadzając przy tym do niepotrzebnego chaosu. Warto w tej kwestii zwrócić się o pomoc do profesjonalnej firmy szkoleniowej, organizującej kursy z zarządzania zespołem pracowników. Dobrze też, w ramach przygotowania teoretycznego, odbyć szkolenie z umiejętności menadżerskich.