Metoda Prince 2 w zarządzaniu projektami

IndoorMetodyka Prince 2 jest ceniona przez osoby zarządzające projektami za wysoką efektywność i jasno, precyzyjnie sformułowane założenia. Metodologia ta skupia się na realizacji celów biznesowych poprzez podział ról i obowiązków, szczegółowe definiowanie zakresu działań oraz stałą kontrolę nad różnymi aspektami projektu (czas realizacji, poziom ryzyka kolejnych kroków). Dodatkową jej zaletą jest elastyczność oraz możliwość dopasowania poziomu formalizacji do potrzeb konkretnego projektu. Warto zapoznać się z podstawowymi założeniami metody Prince 2 – być może jest to sposób zarządzania projektami, którego potrzebuje nasza firma lub działalność.

W naszym artykule poruszamy następujące kwestie:

na czym polega metoda Prince 2;

metoda Prince 2 jako system zarządzania projektami;

etapy zarządzania projektem według Prince 2;

zastosowanie metody Prince 2;

czy metoda Prince sprawdza się przy małych projektach;

jak wdrożyć metodę Prince 2 w swojej działalności.

Na czym polega metoda Prince 2?

Prince 2 to ogólna metodyka postępowania w trakcie realizacji projektu. Jej nazwa to skrót od angielskich słów „project in a controlled environment”, co po przetłumaczeniu oznacza „projekt w kontrolowanym środowisku”. W metodzie Prince 2 projekt rozumiany jest jako unikalna organizacja powołana do życia na określoną ilość czasu (ograniczoną planowanym terminem zakończenia projektu). Unikalność realizacji projektu uzyskiwana jest dzięki wcześniej przyjętym i zdefiniowanym planom i założeniom. Prince 2 to zatem całościowy system działań prowadzących do uformowania i skończenia projektu. W ramach omawianej metody wyróżnia się trzy rodzaje zasobów – są to ludzie, pieniądze oraz materiały.

Metoda Prince 2 jako system zarządzania projektami

Prince 2 wyróżnia wysoki stopień usystematyzowania przy jednocześnie dość dużej elastyczności w zakresie planowania i prowadzenia działań. Według tej metody należy zarządzać sześcioma aspektami efektywności projektu, do których należą:

  • koszty - projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych organizacji;

  • czas - projekt działa w ramach wcześniej ustalonych ram czasowych;

  • zakres - projekt powinien dostarczać ściśle określonych produktów lub innego rodzaju zasobów;

  • ryzyko - prowadzone projekty wiążą się z pewnym poziomem ryzyka, nad którym należy mieć kontrolę;

  • korzyści – projekt, aby miał sens, musi przynosić wymierne korzyści, które nie zawsze należy rozumieć jako korzyści finansowe.

Prince 2 stanowi zbiór informacji opisujących, co trzeba zrobić oraz jakie środki należy przedsięwziąć, aby projekt mógł zostać doprowadzony do końca. Metodyka ta sugeruje, że już na samym początku projektu należy dokonać odpowiedniego podziału ról i obowiązków. Co istotne, podział ten powinien zostać udokumentowany w taki sposób, aby każdy członek zespołu projektowego wiedział, jakie są jego obowiązki oraz zakres uprawnień.

Etapy zarządzania projektem w metodzie Prince 2

Podział na poszczególne etapy realizacji projektów w metodzie Prince 2 wynika z silnego ukierunkowania tej metodologii na efekt – dobrze zrobiony, oddany w terminie i przynoszący realne korzyści i klientowi, i firmie projekt. Procesy, które składają się na zarządzanie projektem według Prince 2 to:

  1. Przygotowanie projektu.

  2. Strategiczne zarządzanie projektem.

  3. Inicjowanie projektu.

  4. Sterowanie etapem.

  5. Zarządzanie tworzeniem produktów.

  6. Zarządzanie zakresem etapu.

  7. Zamykanie projektu.

Procesy te, jak widać, organizują pracę zarówno w kontekście całości działań (punkty nr 1, 2 i 3), jak i poszczególnych etapów pracy (nr 4, 5 i 6).

Zastosowanie metody Prince 2 w prowadzeniu projektów

Prince 2 pierwotnie stosowany był głównie w projektach informatycznych, lecz z czasem okazało się, że jest to jednocześnie świetna metodyka do realizacji projektów również w innych branżach. Prince 2 sprawdzi się w dużych projektach, realizowanych dla administracji publicznej (także tych z dofinansowaniem UE, gdzie potrzebny jest duży poziomu formalizmu). W przypadku projektów nie wymagających prowadzenia aż tak złożonej dokumentacji, metoda Prince 2 może zostać zmodyfikowana, co sprawia, że ten sposób prowadzenia projektu ma dość szerokie i uniwersalne zastosowanie.

Czy Prince 2 to metodyka odpowiednia do prostego projektu?

Prince 1 jest metodyką odpowiednią do zarządzania i małymi, i dużymi projektami. Co prawda faktem jest, że metoda ta wymaga prowadzenia wielu różnych rodzajów dokumentów (takich jak wnioski, rejestry, raporty, dzienniki), jednak w większości wykorzystuje ona już istniejące materiały, tworzone wcześniej przez grupę pracowników. Charakterystyka metody Prince 2 może sprawiać wrażenie, że system ten generuje zbyt dużą ilość dodatkowych artefaktów. Należy mieć jednak na uwadze, że stopień konieczności prowadzenia i zastosowania dokumentacji jest uzależniony od rozmiaru samego projektu. Prince 2 korzysta bowiem z zasady, która mówi, że metodykę zarządzania należy dostosowywać do warunków konkretnego projektu. Poziom biurokratyzacji zatem jest determinowany przez projekt (a dokładnie poziom formalizmu, jaki jest w projekcie wymagany), a nie odwrotnie. Ogromnym plusem metodyki Prince 2 jest jej elastyczność oraz zdolność do adaptacji jej założeń do zespołów i obszarów działań o różnym poziomie skomplikowania.

Jak wdrożyć metodę Prince 2 we własnej działalności?

Zaletą Prince 2 jest to, że nie wymaga ona od osoby chcącej wprowadzić w swojej firmie właśnie tę metodykę posiadania szczegółowej wiedzy związanej z projektem. Niemniej jednak konieczna jest znajomość samej metodologii i umiejętność poruszania się pośród jej założeń. Aby mieć pewność, że realizujemy założenia projektu zgodnie z wytycznymi Prince 2, a tym samym nadajemy naszym działaniom prawidłowy kierunek, warto zyskać wiedzę na temat tej metody na profesjonalnych zajęciach. Szkolenia z metody Prince 2 mające ogólny charakter dostarczają uniwersalnej wiedzy, mogącej przydać się w każdego typu organizacjach, zaś te profilowane (zarządzanie projektem budowlanym metodą Prince 2) uczą, jak wykorzystywać teorię w konkretnej dziedzinie.

Metoda Prince 2 w zarządzaniu projektami
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów