Efektywny zespół - jak go zbudować? Wyjaśniamy

Jak zbudować efektywny zespół

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od tego, ile osób zatrudnia, tworzą zespoły, które pracują nad realizacją różnych projektów. Jednak spotykający się codziennie w biurze ludzie, nie stanowią jeszcze efektywnego zespołu pracowniczego. Budowanie produktywnego teamu to proces, który wymaga odpowiedniego planowania i realizacji działań, a im lepiej zostanie przeprowadzony tym korzyści dla organizacji będą większe. Gdyż to właśnie zespoły oraz ich liderzy niosą na barkach ciężar realizacji celów firmy. Ich produktywności i skuteczność działania odpowiada nie tylko za realizację strategii, ale także rozwój całego przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jak zbudować efektywny zespół, który będzie w stanie osiągać ponadprzeciętne wyniki. Zapraszamy do lektury.

 

Spis treści:

Co to znaczy, że team jest efektywny? Grupa zatrudnionych ludzi nie tworzy jeszcze zespołu

Jakie cechy wyróżniają efektywny zespół?

Jak zbudować efektywny zespół? Co jest ważne?

W jaki sposób usprawnić pracę zespołu, aby zwiększyć jego efektywność?

Co to znaczy, że team jest efektywny? Grupa pracujących ze sobą ludzi nie tworzy jeszcze zespołu

Pracodawca może zatrudniać na gruncie prowadzonej przez siebie działalności grupę różnych pracowników. Nie będzie ona jednak efektywnym zespołem, jeśli jej poszczególni członkowie nie wchodzą ze sobą w zawodowe interakcje. Według definicji: grupą jest pewna liczba osób o różnych osobowościach, które spełniają zadane role i akceptują wspólne normy postępowania. Warto zauważyć, że każdy zespół to grupa, ale nie każda grupa to zespół. Różnica polega na tym, że team składa się osób, które są silne zaangażowane we wspólnie wykonywany projekt. Mają przypisane zadania i jednocześnie są wzajemnie za siebie odpowiedzialni i zależni. 

Kiedy możemy mówić o efektywnym teamie? W skład wydajnego zespołu wchodzą członkowie, których wiedza i umiejętności wzajemnie się uzupełniają. Dzięki temu w razie losowej sytuacji jedna osoba może zastąpić drugą. Mogą oni na sobie polegać. Dążą do wspólnych celów, jednakowo będąc zaangażowanym w wykonywaną pracę. Tym, co ich wyróżnia, jest fakt, że potrafią uzyskać oczekiwany wynik przy wykorzystaniu najmniejszej ilości zasobów ludzkich. 

Jakie cechy wyróżniają efektywny zespół?

Zbudowanie silnego, kreatywnego i produktywnego zespołu to cel każdej firmy. Dobry, zgrany team pozwala dotrzymać terminów podczas realizacji projektów oraz zapewnia odpowiednią jakość pracy. Cechy świadczące o tym, że dana grupa jest efektywna to: 

  • entuzjazm i energia do działania, 
  • otwarty dialog,
  • wspólny cel, który jednoczy pracowników, 
  • dobra komunikacja i szybka wymiana informacji, gwarantujące odpowiednią, atmosferę oraz kreatywne pomysły, 
  • przestrzeganie przyjętych przez wszystkich reguł, zasad działania, 
  • ustalone zasady podejmowania wspólnych decyzji,
  • członkowie teamu są gotowi ponieść konsekwencje, gdy zawiodą, 
  • konflikty są rozwiązywane w sposób konstruktywny, 
  • pracownicy oferują sobie wzajemne wsparcie. 

Jak zbudować efektywny zespół? Co jest ważne?

Kluczem do zbudowania osiągającego najlepsze wyniki teamu jest świadome i konsekwentne działanie ich liderów oraz wdrażanie pewnych zasad.

Stawianie jasnych celów 

Jeśli chcemy, aby dana grupa pracowników stała się efektywnym zespołem, konieczne jest uświadomienie im, jakie znaczenie dla firmy mają powierzone im zadania. Muszą też wiedzieć, jak mają zrealizować postawiony przed nimi cel. 

Warto zauważyć, że wyzwania stawiane pracownikom są ważnym motywatorem ich działania. Warunek jest jeden - muszą być właściwie wyznaczone. Dlatego określając je, należy pamiętać o tym, że:

  • cel musi być jasny i zrozumiały, 
  • powinien stanowić wyzwanie dla pracownika, 
  • do celu trzeba przekonać członków zespołu, 
  • utrzymanie zaangażowania wymaga feedbacku, 
  • cel nie może być zbyt złożony.

Niewłaściwie postawione zadania przed zespołem mogą demotywować pracowników, co wpłynie na obniżenie efektywności.

 

Chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie motywować swój zespół do efektywnej pracy?

Weź udział w szkoleniach otwartych z zarządzania

 

Określenie właściwych roli i odpowiednie przypisanie zadań

Menedżer, budując efektywny zespół, powinien przemyśleć jego konfigurację i stworzyć dla niego pewne ramy funkcjonowania. Ludzie, którzy wchodzą w jego skład, muszą znać misję i mieć poczucie wspólnej odpowiedzialności za wszystkie czyny teamu

Zespół pracowniczy nie będzie działał efektywnie, jeśli jego członkowie nie będą świadomi istotnego charakteru ich zależnych ról. W pracy zawodowej powinni oni wykorzystywać do maksimum swoje mocne strony, niwelując w ten sposób słabości. Efektywność grupy przejawia się w generowaniu w krótkim czasie rozwiązań dla pojawiających się problemów, we współpracy wszystkich członków.

Odpowiednia postawa lidera zespołu 

Rolą lidera w produktywnym zespole jest dbanie o osiąganie oczekiwanych przez firmę wyników oraz o nieustanny wzrost efektywności. Powinien on koncentrować się na wykorzystaniu i rozwoju potencjału całego teamu oraz poszczególnych pracowników. Ludzie potrzebują od managera szacunku, indywidualnego podejścia oraz wyzwań, które pozwolą im się rozwijać. Muszą jasno wiedzieć, jak mają poprawnie wykonywać swoje obowiązki, jakich narzędzi używać, znać zasady współpracy w zespole oraz być zaznajomieni z wymaganiami im stawianymi. Istotne jest, aby poszczególne osoby znały swoje uprawnienia do podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów, dzięki czemu czas wykonania obowiązków będzie znacznie krótszy. 

Skuteczne rozwiązywanie konfliktów 

Co zrobić w sytuacji, gdy pojawią się konflikty w zespole? To wyzwanie, przed którym staje nie jeden lider, ale tylko nieliczni potrafią działać w takiej sytuacji poprawnie. Nieporozumień i konfliktów nawet w najbardziej zgranym teamie nie da się uniknąć, gdyż tworzą go osoby o różnych cechach charakteru oraz potrzebach. W sytuacji pojawienia się problemu, rolą menedżera jest szybkie działanie, które pozwoli w sposób delikatny go rozwiązać. 

Umiejętność rozwiązywania zatargów to kluczowa kompetencja lidera efektywnego zespołu, którą można doskonalić poprzez uczestnictwo w szkoleniach ze skutecznej komunikacji i rozwiązywania konfliktów. Warto zauważyć, że w zespole z dobrą komunikacją między członkami liczba konfliktów jest znacznie mniejsza. 

Efektywny system komunikacji

Bardzo istotnym czynnikiem w budowaniu sprawnie działającego zespołu pracowniczego, który jest zdolny współdziałać i podejmować lepsze decyzje, będzie wprowadzenie efektywnego systemu komunikacji. Powinien on opierać się na wzajemnym, bezwarunkowym zaufaniu członków teamu oraz przede wszystkim na szczerości. Ludzie, należący do jednego teamu, muszą posiadać umiejętność aktywnego słuchania i dążyć do zrozumienia intencji drugiej osoby. Wszystkich członków zespołu należy traktować jak partnerów, a nie rywali. Dobry kontakt w grupie pozwala na łatwiejszą identyfikację ryzyka, ponieważ pracownik może liczyć na wsparcie osób z teamu. W celu jego poprawy warto wziąć udział w szkoleniu współpraca i komunikacja w zespole.

Udzielanie wskazówek i docenianie osiągnięć zespołu 

Docenienie pracy włożonej przez podwładnych stanowi dla nich motywator do działania. Menedżer powinien dobrze poznać swój zespół, aby wiedzieć, jaka forma uznania będzie najlepsza. Przełożeni, którzy mają problem z tym elementem, mogą doskonalić swoje umiejętności poprzez szkolenie komunikacja lidera z pracownikami – motywowanie, korekta zachowań, udzielanie konstruktywnej informacji.

Rozwijanie umiejętności pracowników zespołu

Nawet zespół złożony z najlepiej do siebie dopasowanych ludzi nie będzie w stanie efektywnie realizować ambitnych celów, jeśli nie zostanie do tego dobrze przygotowany. W celu podniesienia produktywności menedżer musi być blisko procesów i ludzi, dzięki temu będzie w stanie zdiagnozować problem z osiąganiem wyników i zmienić go na okazję do rozwoju. Rozwoju kompetencji miękkich i twardych pracowników pomogą zapewnić szkolenia otwarte i szkolenia zamknięte organizowane przez AVENHANSEN. 

W jaki sposób usprawnić pracę zespołu, aby zwiększyć jego efektywność?

Za każdym dużym sukcesem przedsiębiorstwa stoi zespół, który jest w stanie realizować wyniki na najwyższym poziomie. Aby zespół działał efektywnie, warto ułatwić mu pewne zadania.

Zbierz wszystkie projekty w jedno miejsce

Jednym ze sposobów na usprawnienie pracy zespołu jest zebranie wszystkich projektów w jednym miejscu. Dzięki temu każdy będzie miał dostęp do potrzebnych informacji i dokumentów, co ułatwi komunikację i koordynację działań. Istnieje wiele narzędzi online, takich jak aplikacje do zarządzania projektami, które pozwalają na przechowywanie dokumentacji, harmonogramów, zadań oraz innych ważnych informacji w jednym miejscu. Ponadto takie narzędzia umożliwiają również łatwe przypisywanie zadań, monitorowanie postępów i przypominanie o terminach, co zwiększy efektywność pracy zespołu.

Mądre delegowanie zadań 

Jednym z kluczowych elementów, które pozwalają na usprawnienie pracy zespołu, jest mądra delegacja zadań. Należy unikać sytuacji, w której jedna osoba odpowiada za zbyt wiele zadań, co może prowadzić do spadku jakości pracy oraz zwiększonego ryzyka popełnienia błędów. Mądra delegacja zadań wymaga również dopasowania odpowiednich kompetencji do konkretnych obowiązków, by każdy członek zespołu mógł wykorzystać swoje mocne strony i pracować na swoim najlepszym poziomie. 

Ograniczenie ilości spotkań do tych przynoszących efekty 

Jednym z kluczowych elementów usprawnienia pracy zespołu jest ograniczenie ilości spotkań do tych, które przynoszą rzeczywiste efekty. Wielu menedżerów ma tendencję do organizowania zebrań na każdą okazję, bez realnej potrzeby. Mogą one przyczyniać się do utraty czasu i obniżyć wydajność pracowników. Dlatego warto zastanowić się, które ze spotkań teamu są naprawdę konieczne, a jakie można zastąpić krótszymi formami komunikacji. Kluczowe jest również odpowiednie przygotowanie do spotkań, w tym dokładne zaplanowanie agendy i ustalenie konkretnych celów, co pozwoli na sprawniejsze i bardziej efektywne prowadzenie dyskusji.

Przeczytaj na naszym blogu również:

Efektywny zespół - jak go zbudować? Wyjaśniamy
Oceny: 5 z 5 z 2 głosów