Czy obserwowaliście bądź dyskutowaliście kiedyś ze swoimi współpracownikami, podwładnymi na temat zebrań firmowych? Co czują, kiedy przychodzi mail z informacją o spotkaniu personelu? No cóż, prawda jest taka, że w wielu przypadkach ciężko wzdychają, robią dziwne miny i zastanawiają się o czym tym razem będą przynudzać, tym bardziej, że zazwyczaj, już po odbytym spotkaniu, ich stan informacji jest dokładnie taki sam jak przed owym niezbędnym i przełomowym meetingiem.
Co zatem należy zmienić, jak przekształcić formułę spotkania ale również i pokierować samych prowadzących, abyśmy kończyli zebranie ze świadomością, że po pierwsze: udało się poruszyć wszystkie kwestie, po drugie: zainteresować wszystkich rozwiązaniami z jakich powinniśmy czerpać wiedzę i doświadczenie, po trzecie dokonać istotnych podsumowań i przygotować plan działania dotyczący następnego spotkania, a po czwarte: zmotywować i natchnąć duchem, werwą i energią wszystkich tych, którzy właśnie tego potrzebują.
Błędem jaki jest popełniany najczęściej to brak przygotowania do zebrania. Myślimy, że wystarczy zabrać ze sobą notatnik, jakieś wykresy, sprawozdania, raporty i zaprosić na spotkanie pozostałych. Błąd, błąd, błąd! To spowoduje tylko nieład, niekończące się i nic nie przynoszące rozmowy, gorączkowe poszukiwania tej jednej strony w piętrzących się stosach materiałów, oraz poczucie, o którym wspominaliśmy na początku, że kolejny raz niepotrzebnie straciliśmy czas, niczego przy tym nie osiągając.
Podstawową zasadą jest zatem odpowiednie przygotowanie się. W tym celu musimy wypunktować co konkretnie zamierzamy podnieść na spotkaniu, oraz jakie problem pragniemy omówić. Do tego natomiast potrzebne są nam fakty. Dlatego też najlepszym wyjściem jest sporządzenie planu zgromadzenia nie tylko dla nas samych, ale stworzenie agendy dla wszystkich, którzy winni w nim wziąć udział, tak, żeby już przed zebraniem mogli przemyśleć sobie pewne kwestie, uwzględnić różne aspekty problemu i po prostu przygotować się do tematów, jakie zamierzamy poruszyć. Idealnym rozwiązaniem byłoby również właśnie na tym etapie, przydzielić poszczególnym uczestnikom określone role. Być może potrzebujemy osoby do wprowadzenia w pewne kwestie, czy chociażby protokolanta, który skrupulatnie zanotuje wszelkie pomysły i sugestie jakie będą padać. Dobrze byłoby również poprosić konkretne osoby o przygotowanie informacji, czy danych przydatnych do dyskusji. Jeśli bowiem rzucimy ogólne hasło, że każdy uczestnik winien się przyszykować, to możliwe, że nikt tego nie zrobi, a tak będziemy wiedzieć, że już na samym spotkaniu, to Kowalskiego będziemy mogli prosić o zabranie głosu w kwestii raportów, a Malinowskiego w kwestii prognoz na nadchodzący kwartał, a co więcej, tym samym, zmobilizujemy obu panów do wcześniejszego, solidnego poszperania w materiałach, czy przygotowania pewnych podsumowań.
I w końcu samo spotkanie ma w sobie ogromną moc sprawczą, jeśli tylko odpowiednio nim pokierujemy. Najważniejsza kwestia, to skrupulatne trzymanie się kolejnych punktów programu i przechodzenie do następnych jedynie w sytuacji, gdy na te pierwsze wypracowaliśmy właściwe rozwiązania i przydzieliliśmy odpowiedzialne do nich osoby. Warto także przyjąć ramy czasowe co do poszczególnych czynności, tak, abyśmy w odpowiednim momencie mogli zweryfikować czy zadanie zostało wykonane i zdiagnozować ewentualne problemy, jakie stanęły na drodze do jego realizacji.
I na końcu rzecz wydawałoby się najbardziej prozaiczna a często zjadająca najwięcej czasu znudzonych czy zniecierpliwionych pracowników, a mianowicie sprzęt techniczny. Przysłowiowa złośliwość rzeczy martwych. Tak, ponieważ to właśnie rzutniki, mikrofony, laptopy uwielbiają się zawieszać w najmniej oczekiwanym momencie, nie pasować do siebie w innej niż zwykle konfiguracji, czy w tajemniczych okolicznościach zupełnie przestają działać. Sprawdźmy więc wszystko wcześniej, tak, żeby tematem naszej prelekcji nie okazał się nieostry obraz padający z rzutnika.
Jak już wszystko uda się nam ze sobą właściwie skomponować, nie pozostaje nic innego jak przypomnieć sobie o celach i istocie spotkania, aby z odpowiednio nastrojoną głową ruszyć w stronę zebranych. Jeśli natomiast nadal dręczą was pewne kwestie czy nie posiadacie dostatecznej wprawy, wówczas zapraszamy na szkolenie: „Sztuka przewodzenia i prowadzenia zebrań czyli jak sprawić, by pracownicy chętnie przychodzili na spotkania i efektywnie realizowali założone cele”, a wasze wątpliwości z pewnością odejdą w zapomnienie!
[MOBILE]
AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:
Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.
