Zarządzanie projektem, kiedyś traktowane jako ,,dodatek” do etatowych obowiązków, rozwinęło się w osobną dziedzinę, dysponującą własnym zapleczem teoretycznym i metodami. Zaplanowanie podziału obowiązków czy kolejności działań ma duży wpływ na samą jakość pracy – im lepiej znane i dokładniej określone poszczególne cele, tym większa szansa, że projekt zostanie zrealizowany z sukcesem, przynosząc realne korzyści zarówno klientowi, jak i firmie i jej pracownikom.

Jakie są zatem metody prowadzenia projektów? Dlaczego dziedzina ta cieszy się coraz większą popularnością? Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

Z naszego tekstu dowiesz się:

na czym polega zarządzanie projektami,

dlaczego zarządzanie projektami jest tak popularną dziedziną,

jakie są sposoby zarządzania projektami,

kiedy przydaje się umiejętność zarządzania projektami,

jak rozwijać umiejętność zarządzania projektami.

Na czym polega zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami doczekało się różnych definicji. Warto przytoczyć tę zawartą w publikacji ,,A Guide to the Project Management, The Body of Knowledge, PMBOK GUIDE". W książce tej czytamy: ,,Zarządzanie projektami jest zastosowaniem wiedzy, umiejętności, narzędzi i technologii w czynnościach projektu, aby osiągnąć lub przewyższyć potrzeby i oczekiwania zleceniodawców. Działania te niezmiennie wymagają balansowania między poszczególnymi elementami: celem, czasem, kosztem i jakością".

Inaczej mówiąc, zarządzanie projektami polega na pracy w trybie procesowym, czyli operacyjnym. To dyscyplina, która integruje całość zagadnień związanych z realizacją projektów.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak popularną dziedziną?

K. Tate, były członek zarządu Project Management Institut, stwierdził, iż ,,zarządzanie projektem bez odpowiednich umiejętności jest jak rozgrywanie meczu piłki nożnej bez planu gry". Odpowiednie prowadzenie projektów jest elementem decydującym o sprawnym funkcjonowaniu i rozwoju większości współczesnych organizacji.

Przedsiębiorcom, właścicielom instytucji i etatowym pracownikom znane są współczesne, dynamicznie zmieniające się warunki rynkowe w praktycznie wszystkich dziedzinach (przemysł, transport, edukacja, usługi różnego typu). Aby zapanować nad terminami, podziałem obowiązków i zakresem działań, niezbędne są sprawdzone metody organizacji pracy oraz narzędzia ułatwiające planowanie – a tych dostarcza właśnie zarządzanie projektami.

Sposoby i strategie zarządzania projektami

Klasyczna metoda zarządzania projektami

W klasycznej metodzie zarządzania projektem zarówno cele projektu, jak i sposoby ich osiągania są jasno określone. Zaletą tej techniki jest możliwość uzyskania rezultatu, który jest w pełni przewidywalny. Aby metoda ta przyniosła oczekiwane wyniki, potrzebne jest posiadanie w zespole doświadczonego kierownika projektu, który w sposób efektywny poprowadzi poszczególne etapy realizacji pracy. Metoda klasyczna stanowi najpewniejszy sposób na uzyskanie sukcesów biznesowych przy pracy nad poszczególnymi projektami. Dodatkową jej zaletą jest również ekonomiczność – stosunkowo niski koszt związany z tym sposobem planowania.

Adaptacyjna metoda zarządzania projektami

To metoda, w której cele są jasno zdefiniowane, zaś sposoby ich realizacji - już nie. Dla podejścia adaptacyjnego charakterystyczna jest świadomość, że możliwe do uzyskania rezultaty projektu są słabo przewidywalne z powodu występowania nieznanego ryzyka (związanego z realizacją dodatkowych, niezdefiniowanych zadań). W związku z niemożnością precyzyjnego zaplanowania i oszacowania możliwości zespołu, koszty wykonania projektu są w tym przypadku większe niż w metodzie klasycznej. W trakcie prowadzenia projektu tą metodą nieuniknione są zmiany, dlatego też od kierownika projektu wymagane są duże umiejętności i doświadczenie w pracy z dynamicznymi zespołami. Ponadto osoba odpowiedzialna za przebieg prac musi odznaczać się podstawową znajomością zagadnień prowadzenia projektów oraz wiedzieć, w jaki sposób najdokładniej oszacować ryzyko w zmieniających się warunkach. Metodę adaptacyjną stosuje się zatem do strategicznych lub innowacyjnych projektów, przy dobrze zdefiniowanych celach oraz braku możliwości określenia dokładnego sposobu realizacji  prac.

Metody pracy z projektami eksperymentalnymi

W dwóch powyższych metodach konieczne jest przynajmniej częściowe ustalenie celów i sposobów ich realizacji. Istnieją również specyficzne projekty, takie, w których ani cel, ani tym bardziej metody jego realizacji nie są określone. Sposoby postępowania z projektami eksperymentalnymi, w których ryzyko niepowodzenia jest dość duże z powodu małej ilości rzetelnych informacji, sprawdzają się tylko w przypadku indywidualnych i jednostkowych projektów. Metodę tę stosuje się dla iteracyjnych (powtarzalnych) projektów mających niezbyt dokładnie zdefiniowane cele, których sposobu realizacji nie da się określić.

Umiejętność zarządzania projektami – w jakich obszarach się przydaje?

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach i biznesie

Współczesna firma, aby poradzić sobie na dynamicznie rozwijającym się rynku usług, powinna angażować posiadane środki w inwestycje oparte na sprawnym planowaniu i przewidywaniu ewentualnego ryzyka. Ze względu na ograniczone możliwości finansowe i chęć uniknięcia niezadowolenia ze strony klientów, przedsiębiorstwa często podejmują działania w tych projektach, w których ryzyko porażki jest jak najmniejsze. Tymczasem dalszy rozwój firmy jest praktycznie niemożliwy bez podejmowania takiego lub innego ryzyka w postaci nowych inwestycji. Z tego punktu widzenia warto w firmie korzystać z różnych metod zarządzania i czerpać z korzyści, jakie daje sprawne prowadzenie zarówno dotychczasowych, jak i nowych, być może przełomowych projektów.

Zarządzanie projektami w organizacjach

Nie tylko przedsiębiorstwa realizują projekty. Tego typu działania podejmowane są w różnych instytucjach czy placówkach kulturowych i oświatowych. Metody i narzędzia z obszaru zarządzania projektami mogą pomóc w realizacji rozmaitych celów. Staranna organizacja pracy jest także nie do przecenienia w organizacjach non-profit, które przy jak najmniejszych nakładach finansowych chcą realizować pożyteczne społecznie działania.

Manager w procesie zarządzania projektami

Tom Peters (specjalista z dziedziny Project Management) zauważył, że ponad 50% codziennych działań w firmach jest dziś realizowanych w postaci projektów. Manager zarządzający projektem oprócz wiedzy powinien posiadać umiejętności, które pozwolą mu integrować zadania, zarządzać ich zakresem, a także kierować czasem swoim oraz podwładnych. Ważne, aby manager potrafił zbudować zespół współpracowników oraz czuł się liderem nie tylko projektu, ale również ludzi (pracowników). Manager powinien być człowiekiem o szerokich kompetencjach, potrafiącym dostosować się do sytuacji. Osobą posiadającą wiedzę i umiejętności controllingowo-księgowe, umiejętnie motywującą zespół do działania, a także potrafiącą poradzić sobie z sytuacjami kryzysowymi.

Jak rozwijać umiejętność zarządzania projektami?

Samodzielna nauka metodą prób i błędów

Według informacji z portalu GazetaPraca.pl managerowie projektu, niemający formalnego przygotowania do wykonywanej pracy, uczą się swojej profesji ,,na bieżąco”, w trakcie samego zarządzania zespołem. Project manager to specjalista z dowolnej dziedziny, prowadzący określone projekty w firmie, pracujący z reguły w systemie kontraktowym. Zarządzanie projektem często uważane jest za zawód, do którego trafia się przypadkowo. Dlaczego? Do niedawna ludzie stawali się managerami wyłącznie dlatego, że na pewnym etapie pracy przydzielano im takie obowiązki, tzn. określony projekt  (np. specjalista w dziedzinie programowania stawał się odpowiedzialny za zarządzanie zespołem programistów, piszących aplikację dla klienta). Taka ścieżka zawodowa wymagała od osoby prowadzącej projekt bieżącej nauki metodą prób i błędów i samodzielnej weryfikacji dotychczas podejmowanych działań.

Profesjonalne szkolenia z zarządzania projektami

Nauka na własnych błędach niewątpliwie jest skuteczna, warto jednak, aby uniknąć podstawowych błędów w obszarze zarządzania projektami, skorzystać z usług firm szkoleniowych. W ofercie tego typu instytucji znajdują się zarówno kursy kompleksowo omawiające temat, takie jak szkolenia z zarządzania projektami, jak i zajęcia, na których łączona jest wiedza z kilku dziedzin (miękkie umiejętności w zarządzaniu projektem, zarządzanie projektami budowlanymi). Nie brak także kursów omawiających konkretną metodykę (wykorzystanie metodyki Prince 2) czy wybrany aspekt zarządzania projektami (zarządzanie ryzykiem w projektach). Ta różnorodność umożliwia podniesienie kompetencji w obszarze, który nas interesuje, pozwala także trenerom na zaproponowanie kursantom ćwiczeń i rozwiązań praktycznych, które przydadzą się w dokładniej tej dziedzinie, jaką osoba szkolona zajmuje się na co dzień. Warto zatem rozważyć właśnie taką formę podnoszenia kompetencji – pozwoli ona poczuć się pewniej wszystkim tym, którzy w pracy ponoszą odpowiedzialność za realizację zespołowych działań.