Zarządzanie zmianą - definicja, etapy i praktyczne aspekty

IndoorZarządzanie przedsiębiorstwem bez wątpienia wiąże się z wprowadzaniem modyfikacji w zakresie organizacji pracy czy metod prowadzenia projektów, kontaktu z Klientami itp. Z tego względu warto zapoznać się z ogólnymi zasadami zarządzania zmianą, a także spróbować wdrożyć założenia tej metodologii w swojej firmie. Pozwoli to łatwiej przeprowadzić podwładnych przez wdrażanie usprawnień czy innowacyjnych, być może budzących niepewność rozwiązań.

Zapraszamy do zapoznania się z artykułem, w którym przedstawiamy:

definicję zarządzania zmianą;

podstawowe modele zarządzania zmianą;

etapy wdrażania zmian;

praktyczne wskazówki zarządzania zmianą;

szkolenie z zarządzania zmianą.

Definicja zarządzania zmianą

Nie ma jednej, ściśle określonej definicji zarządzania zmianą. Termin ten dotyczy każdej sytuacji, w której obecna organizacja przedsiębiorstwa wymaga wdrożenia rozwiązań innych niż dotychczasowe. Zmiana może dotyczyć różnych aspektów - kadry zarządzającej, podwładnych, poszczególnych procedur czy kultury organizacyjnej. Warto podkreślić, że zmiana może być przeprowadzana zarówno pod względem ilościowym (np. zatrudnienie dodatkowego personelu), jak i jakościowym (zmiana założeń działalności, metodyki pracy).

Zarządzanie zmianą jako proces

Zarządzanie zmianą jest kilkuetapowe. Z racji tego, że zazwyczaj stanowi ono remedium na rozmaite problemy aktualnie mające miejsce w firmie, wymaga ono działań przeprowadzonych stopniowo, w oparciu o wcześniej określony stan. Kroki, które zazwyczaj podejmują osoby zarządzające zmianą, to:

  • rozpoznanie i zdefiniowanie przyczyny wprowadzenia zmian;
  • sprecyzowanie celu, czy stanu, w którym chcemy, aby przedsiębiorstwo się znalazło (określone wyniki sprzedaży, poziom efektywności pracowników itp.);
  • planowanie zakresu i charakteru działań, jakie należy podjąć;
  • wprowadzanie zmian;
  • podjęcie działań mających na celu zapewnienie, że efekt zmian będzie stały.

Podstawowe modele zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą dotyczy zarówno wprowadzania drobnych usprawnień, jak i radykalnych modyfikacji w obrębie głównych założeń strategii organizacyjnej. Wyróżnia się zarządzanie zmianą reaktywne lub proaktywne. To pierwsze przeprowadza się głównie techniką taką jak analiza. Przede wszystkim zarządzanie reaktywne wymaga dokładnego rozpoznania przeszkód i błędów (najlepiej poprzez szczegółową diagnozę obecnej sytuacji). Zaletą takiego systemu jest głównie szybkość wprowadzania ewentualnych zmian oraz niski koszt.

W przypadku zarządzania proaktywnego zanim przystąpi się do szukania optymalnego rozwiązania, konieczne jest stworzenie modelu opartego na syntezie. Model ten stanowi pewnego rodzaju prognozę i tworzony jest w oparciu o różnego rodzaju badania, tendencje rozwojowe. Duży udział w tworzeniu prognozy ma kreatywne myślenie.

 

Sprawdź naszą ofertę szkoleniową

Szkolenia otwarte z zarządzania

 

Zarządzanie zmianą - etapy wdrażania zmian

Podczas wprowadzania różnego rodzaju zmian pracownicy firmy przechodzą kolejne fazy, podczas których zmienia się stosunek podwładnych do proponowanych, nowych ustaleń. Wśród tych etapów można wyróżnić kolejno:

  • negację,
  • złość,
  • strach,
  • opór,
  • dekoncentrację,
  • adaptację,
  • odzyskanie równowagi,
  • działanie,
  • inicjatywę.

Jak widać, wprowadzanie zmian wymaga przeprowadzenia podwładnych przez fazy, podczas których przeżywają najpierw negatywne, a stopniowo - coraz bardziej pozytywne uczucia. Aby zrobić to sprawnie, należy w pierwszej kolejności dokładnie wyjaśnić pracownikom, na czym polega wprowadzana zmiana. Podczas tego rodzaju tłumaczenia warto skupiać się przede wszystkim na faktach i zadbać o to, aby każdy z podwładnych otrzymał takie same i jak najpełniejsze informacje.

Praktyczne wskazówki w zakresie zarządzania zmianą

Wprowadzaj zmiany od najwyższego szczebla

Pamiętaj o tym, że za działania szeregowych pracowników odpowiadają liderzy, a nadzór nad menadżerami mają osoby umieszczone jeszcze wyżej w hierarchii. Stąd, zanim zaczniesz rozliczać podwładnych z tempa czy efektywności wprowadzania zmian, postaraj się, aby kierownictwo czuło się odpowiedzialne za wyniki swoich zespołów. Często to bowiem osoba lidera jest główną przyczyną tego, że dana grupa pracowników nie radzi sobie z modyfikacjami czy innowacjami.

Zbuduj mapę zmian

Mapa zmian nie ogranicza się do symulacji danej sytuacji i propozycji jej rozwiązania. Powinna być także uzupełniona o korzyści, jakie odniesie grupa pracowników po tym, jak dana zmiana zostanie wprowadzona. Konieczne jest także przekonanie podwładnych, że wspólnie uda się osiągnąć dany cel. Ważne jest także opracowanie metodycznego planu, według którego będą mogli postępować pracownicy.

Weź pod uwagę kulturę organizacyjną

Zastanów się, jakie wartości wyznają Twoi pracownicy. Wprowadzane zmiany nie mogą stać z nimi w sprzeczności. Inną kwestią jest fakt, że wysoki poziom kultury organizacyjnej sprawia, że pracownicy czują się zasymilowani z firmą i chcą realizować misję firmy, nawet kosztem ewentualnych niedogodności. W przeciwnym przypadku mogą oni buntować się przeciwko zmianom, nawet jeśli ich wprowadzenie jest konieczne i zdroworozsądkowe.

Motywuj

Wprowadzanie zmian zazwyczaj wymaga od pracowników dodatkowego wysiłku - zarówno w zakresie zerwania ze starymi przyzwyczajeniami, jak i dodatkowego czasu poświęconego na wprowadzanie usprawnień. Ważne, żeby wynagrodzić podwładnym ich starania. Pomyśl o premii, możliwości awansu dla najbardziej zaangażowanych osób, a jeśli te opcje są z jakichś powodów niemożliwe - benefitach pozapłacowych.

Szkolenie z zarządzania zmianą

Aby skutecznie zarządzać zmianą, konieczna jest zarówno praktyka jak i teoria - wiedza z zakresu zarządzania i umiejętności osobistych powinna być podstawą do podejmowania konkretnych już działań. Aby zdobyć informacje, pozwalające na efektywne zarządzanie zespołem w zmianie, warto udać się na kurs prowadzony przez profesjonalnych trenerów. Taka forma edukacji pozwoli nie tylko nabyć wiedzę szybciej, ale także zdobyć nowe kompetencje pod okiem praktyków. Szkolenie z zarządzania zmianą to inwestycja przekładająca się na lepszą organizację pracy, a tym samym - wyższe wyniki firmy.

 

Sprawdź naszą ofertę szkoleniową

Szkolenia otwarte z zarządzania

Zarządzanie zmianą - definicja, etapy i praktyczne aspekty
Oceny: 5 z 5 z 1 głosów