AVENHANSEN Sp. z o.o.
Szkolenia biznesowe
Zadbamy o Wasz sukces

Profesjonalna sekretarka

Wrzuć na Facebook

Niegdyś dość niesprawiedliwie zakładano, iż asystentki czy sekretarki to ładne, głupiutkie, aczkolwiek pocieszne dziewczęta, do których obowiązków zalicza się: uśmiechanie się, parzenie kawy oraz kserowanie dokumentów. Nic zatem dziwnego, że przedstawicielki wymienianego zawodu oburzały się i kategorycznie przeciwstawiały takim opiniom. Obecnie chyba już mało kto połakomiłby się na takie uszczypliwości, ale dla tych kilku niedowiarków, oto krótki opis zadań przed jakimi staje każda sekretarka.

Szkolenie dla Asystentek / Sekretarek »

Przede wszystkim, w przeciwieństwie do tych wszystkich, schowanych w back-offisie, przyjmujących różne pozy, posiłki i napoje, sekretarka zazwyczaj znajduje się na linii frontu, i jest jedną z pierwszych, jak nie pierwszą osobą, którą spotyka się na wejściu. Wobec powyższego, nigdy nie może sobie pozwolić na casual Friday, zajadanie lunchu na służbowym biurku, czy ciągnące się w nieskończoność rozmowy z przyjaciółką. W każdej chwili bowiem, ktoś może wkroczyć do firmy a ostatnią rzeczą, którą powinien zobaczyć, jest sekretarka w nieformalnej sytuacji. Jest to o tyle ważne, że jej wizerunek może znacznie wpłynąć na wizerunek całego przedsiębiorstwa, ponieważ stanowi ona jego wizytówkę. Musi zatem nie tylko umieć się wysłowić, ale swoim przekazem werbalnym i niewerbalnym zapewnić właściwą komunikację na odpowiednim poziomie, która sprzyja budowaniu długofalowych relacji z klientami firmy. Liczy się dosłownie wszystko, profesjonalnie wykonany telefon, umiejętność właściwego przyjmowania gości, czy dopasowania miejsca i menu do określonej sytuacji, a do tego pamiętajmy, że dochodzi samoświadomość zainteresowanej, że jedyną odpowiedzialną za to wszystko osobą jest ona sama. Funkcja reprezentatywna to jednak nie jedyny obowiązek asystentki, gro czasu musi ona również przeznaczyć na różnego rodzaju poszukiwania. To właśnie jej zlecamy znalezienie najlepszej firmy cateringowej, kontaktu do pana Kowalskiego, raportu finansowego z ubiegłego roku, et cetera. Jeśli zaś upora się z powyższym, staje przed zadaniem uzupełnienia kalendarza wizyt, którego zresztą jest w całości autorką i przekazania wszystkim zainteresowanym informacji odnośnie spotkań i wszelkich ponagleń. Tutaj jednak warto się na chwilkę zatrzymać, gdyż to wszystko brzmi o wiele łatwiej i piękniej, aniżeli rzeczywiście jest. Sformułowanie: przekazywanie informacji pozostałym współpracownikom, oznacza także umiejętność redagowania pism. Dość stresogenne zajęcie jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, iż raz będzie to pismo do prezesa i rady zarządu, a innym razem do współpracowników czy kontrahentów. Niby większość wysyłanej korespondencji jest zatwierdzana przez szefa, ale wiadomo jak to jest: raz będzie miał czas i głowę, aby przejrzeć dokumentację a innym razem zatwierdzi ją trochę w ciemno a odpowiedzialność i autorstwo w obu przypadkach i tak spoczywają na asystentce. I do tego wszystkiego ten ogrom papierzysk i korespondencji. Trzeba być naprawdę świetnie zorganizowanym logistycznie a do tego pełnym dyscypliny i samokontroli. Wszystko bowiem musi mieć swoje miejsce i przegródkę a do tego potwierdzenie w ewidencji dokumentów. Pomimo, że brzmi to dość trywialnie, niedoświadczoną osobę mogłoby przyprawić o spory ból głowy, gdyby uświadomiła sobie jaka odpowiedzialność na niej ciąży. Korespondencja jaka zazwyczaj znajduje się w obiegu to przecież nie widokówki znad morza, a firmowe dokumenty i przesyłki nierzadko stanowiące o powodzeniu całego przedsięwzięcia jakim jest firma. W przypadku ich zagubienia, bądź niedostarczenia na czas, konsekwencje jakie mogą z powyższego wynikać potrafią być naprawdę poważne. I w końcu ostatnia kwestia, czyli stereotyp dotyczący tego czym zajmuje się sekretarka. Rzeczywiście musi ona również podać wspomniane na początku napoje, wydrukować raport, przełączyć i odebrać niezliczoną ilość telefonów, przywitać i odpowiednio przyjąć gości i skserować dokumenty na wczoraj. Do tego dochodzi setka próśb, które pojawiają się ad hoc i konieczność bycia perfekcjonistą we wszystkim do czego się dotknie.

Czy wobec powyższych informacji, ktoś jeszcze ma prawo krytykować bądź umniejszać rolę asystentek? Chyba niekoniecznie tak wypada. Zawsze wydaje nam się że inni mają lepiej, mniej stresująco, mniej wymagająco, a rzeczywistość jest taka, że o każdej grupie zawodowej można napisać taki sam artykuł. Równie dobrze o murarzach pracujących w 20 stopniowym mrozie w zimie, czy 30 stopniowym słońcu w lecie, o nauczycielach zdzierających swoje gardła na roszczeniowych uczniów, którzy traktują pedagogów jak ludzi gorszej kategorii, czy o pani w sklepie, która w wielu przypadkach kończy właśnie tę samą uczelnię, którą my niedawno opuszczaliśmy. Życie pisze różne scenariusze i chociażby z tego powodu, szanujmy pracę innych, tak jakbyśmy chcieli aby respektowano nas samych.

 

Powrót do strony z artykułami

AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:

Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.

Link do artykułu »