AVENHANSEN Sp. z o.o.
Szkolenia biznesowe
Zadbamy o Wasz sukces

Profesjonalna Asystentka / Sekretarka (Limitowna Edycja)

Szkolenie prowadzi:

Korzyści dla uczestników

UCZESTNICY NAUCZĄ SIĘ:

• Być skuteczni i przekonujący w obsłudze sekretariatu.
• Efektywnie zarządzać kalendarzem przełożonego.
• Profesjonalnie planować, organizować i wykonywać spotkania biznesowe z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Poznają najważniejsze i sprawdzone metody profesjonalnej obsługi sekretariatu i savoir – vivre w biznesie.
• Dowiedzą się w jaki sposób rozwiązywać problemy i pracować z wymagającym i trudnym rozmówcą.
• Poznają zasady skutecznej komunikacji.
• Dowiedzą się, w jaki sposób zadbać o siebie, by sprawnie wykonywać swoje obowiązki.
• Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy Sekretarki/ Asystentki.
• Jak być osobą otwartą i komunikatywną nawet w sytuacjach trudnych czy konfliktowych.
• Trening asertywności - ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.
• Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.

KORZYŚCI DLA FIRMY:

• Pozyskanie ekspertów wyposażonych w wiedzę, umiejętności, pewność siebie i empatię w profesjonalnej obsłudze sekretariatu.
• Świadomi swej pozycji i możliwości pracownicy.
• Większa elastyczność w adaptowaniu się do potrzeb i stylu prowadzenia rozmów.
• Budowanie przyjaznej atmosfery i profesjonalnego wizerunku.
• Możliwość zwiększenia efektywności w obsłudze sekretariatu.

Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia

Szkolenie prowadzone jest w sposób aktywizujący uczestników. Mini – wykłady ze strony trenera prowadzącego są wprowadzeniem, bądź podsumowaniem prac uczestników. Punktem wyjścia i priorytetem jest przepracowanie wiedzy teoretycznej, aby w sposób łatwy i bezproblemowy wiedza wykorzystywana była w realiach codzienności zawodowej.

• Mini – wykłady
• Ćwiczenia
• Dyskusje moderowane przez trenera
• Energizer’y, icebreaker’y
• Studium przypadku
• Praca indywidualna, w parach i grupach
• Obserwacja, feedback
• Formy kreatywne: metafory, cytaty, praca z przestrzenią

Program szkolenia

1. Zasady profesjonalnej Sekretarki / Asystentki:
   • Sekretarka / Asystentka – najdoskonalszą wizytówką.
   • Wywieranie pozytywnego wrażenia.
   • Skuteczność – obietnica dobrej obsługi.
   • Reakcja – robienie tego co należy w odpowiednim czasie.
   • Upewnianie – kompetencje, styl, wiedza.
   • Empatia – umiejętność rozpoznawania emocjonalnych stanów Przełożonego, Gościa i Współpracowników.
   • Prezentowanie się – jakość osiągnięć w obsłudze sekretariatu.
   • Zdobywanie zaufania – dotrzymanie obietnicy i uczciwość.
2. Dokumentacja i poufność informacji – tworzenie, klasyfikacja, przechowywanie, przekazywanie informacji.
3. Standardy obsługi w kontakcie bezpośrednim – rozmowa i uzyskiwanie informacji:
   • Efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie.
   • Sprawdzone metody powitania. Rola pierwszego wrażenia. Savoir vivre pierwszego kontaktu.
   • Kodeks ubraniowy w pracy - żelazne zasady.
   • Prawidłowy schemat komunikacji – koło komunikacji.
   • Komunikacja niewerbalna jako narzędzie budowania relacji z rozmówcą. Mowa ciała, aktywne słuchanie, proksemika (strefy dystansu).
   • Komunikacja werbalna, czyli moc i siła słowa. Zadawanie pytań, przekazywanie informacji wrotnych, zakazane zdania, ukryty komunikat.
   • Moc słowa „dziękuję” – sytuacje, w których należą się podziękowania i sposoby ich przekazania.
   • Perswazja i wywieranie wpływu.
4. Goście w firmie:
   • Rola sekretarki/asystentki w podejmowaniu gości firmy .
   • Aranżacja i przygotowanie sali konferencyjnej/ gabinetu przełożonego .
   • Powitanie i obsługa gości.
   • Pożegnanie gości.
5. Standardy w rozmowie telefonicznej:
   • Skuteczne metody na wywołanie pozytywnego pierwszego wrażenia w rozmowie telefonicznej.
   • Strategie postępowania z różnymi typami rozmówców.
   • Zasady rozmowy telefonicznej - przygotowanie do rozmowy telefonicznej, odbieranie telefonu, sporządzanie notatek, przełączanie, oddzwanianie, poczta głosowa, telekonferencje.
   • Błędy w trakcie rozmowy telefonicznej.
   • Głos a intonacja, dykcja, barwa, zakłócenia.
6. Standardy korespondencji mailowej:
   • Wygląd graficzny wiadomości.
   • Formy grzecznościowe w mailach.
   • Odpowiadanie na wiadomości e – mail.
   • Osobisty charakter wiadomości.
7. Standardy rozwiązywania problemów:
   • Ratowanie sytuacji – skuteczne zasady przywracania pozytywnego biegu sprawie.
   • Umiejętność przepraszania i przyznawania się do błędu.
   • Umiejętność rozwiązywania problemów – słuchanie, zrozumienie, zastosowanie rozwiązań.
   • Metody postępowania z wymagającymi i trudnymi osobami – 4 metody pracy z trudnymi osobami.
   • Typologia trudnego klienta.
8. Zarządzanie czasem:
   • Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
   • Skuteczność działania pod presją czasu i w sytuacjach stresujących.
   • Wyznaczanie celów metodą SMART.
   • Zasady planowania i organizacja pracy, ustalenie priorytetów.
9. Zarządzanie sobą gwarancją sprawnej obsługi sekretariatu
• Sposoby opanowania emocji i zachowania spokoju.
• Postawa asertywna podstawą wierności własnym wartościom i porozumienia.
• Metody redukcji stresu.
• Profesjonalna postawa i przygotowanie – dbałość o interesy, wzbudzanie zaangażowania.
• Nauka i dokształcanie.
• Nagradzanie siebie – fundament poczucia zadowolenia i efektywności.

---

Wybrane opinie uczestników na temat szkolenia:

 

"Atrakcyjny program szkolenia zrealizowany w 110% przez fachową, przesympatyczną prowadzącą, udzielającą odpowiedzi na każde zadane pytanie, wyjaśniającą każdą watpliwość."

 

"Fachowość, bardzo dobrze przygotowany szkoleniowiec."

 

"Bardzo pozytywne wrażenie, doskonały sposób prowadzenia przez Panią Trener."

Inne terminy tego szkolenia: