AVENHANSEN Sp. z o.o.
Szkolenia biznesowe
Zadbamy o Wasz sukces

Profesjonalna Asystentka / Sekretarka (MS)

Korzyści dla uczestników

UCZESTNICY NAUCZĄ SIĘ:

• Być skuteczni i przekonujący w obsłudze sekretariatu.
• Efektywnie zarządzać kalendarzem przełożonego.
• Profesjonalnie planować, organizować i wykonywać spotkania biznesowe z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Poznają najważniejsze i sprawdzone metody profesjonalnej obsługi sekretariatu i savoir – vivre w biznesie.
• Dowiedzą się w jaki sposób rozwiązywać problemy i pracować z wymagającym i trudnym rozmówcą.
• Poznają zasady skutecznej komunikacji.
• Dowiedzą się, w jaki sposób zadbać o siebie, by sprawnie wykonywać swoje obowiązki.
• Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy Sekretarki/ Asystentki.
• Jak być osobą otwartą i komunikatywną nawet w sytuacjach trudnych czy konfliktowych.
• Trening asertywności - ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.
• Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.

KORZYŚCI DLA FIRMY:

• Pozyskanie ekspertów wyposażonych w wiedzę, umiejętności, pewność siebie i empatię w profesjonalnej obsłudze sekretariatu.
• Świadomi swej pozycji i możliwości pracownicy.
• Większa elastyczność w adaptowaniu się do potrzeb i stylu prowadzenia rozmów.
• Budowanie przyjaznej atmosfery i profesjonalnego wizerunku.
• Możliwość zwiększenia efektywności w obsłudze sekretariatu.

Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia

Szkolenie prowadzone jest w sposób aktywizujący uczestników. Mini – wykłady ze strony trenera prowadzącego są wprowadzeniem, bądź podsumowaniem prac uczestników. Punktem wyjścia i priorytetem jest przepracowanie wiedzy teoretycznej, aby w sposób łatwy i bezproblemowy wiedza wykorzystywana była w realiach codzienności zawodowej.

• Mini – wykłady
• Ćwiczenia
• Dyskusje moderowane przez trenera
• Energizer’y, icebreaker’y
• Studium przypadku
• Praca indywidualna, w parach i grupach
• Obserwacja, feedback
• Formy kreatywne: metafory, cytaty, praca z przestrzenią

Program szkolenia

1. Zasady profesjonalnej Sekretarki / Asystentki:
   • Sekretarka / Asystentka – najdoskonalszą wizytówką.
   • Wywieranie pozytywnego wrażenia.
   • Skuteczność – obietnica dobrej obsługi.
   • Reakcja – robienie tego co należy w odpowiednim czasie.
   • Upewnianie – kompetencje, styl, wiedza.
   • Empatia – umiejętność rozpoznawania emocjonalnych stanów Przełożonego, Gościa i Współpracowników.
   • Prezentowanie się – jakość osiągnięć w obsłudze sekretariatu.
   • Zdobywanie zaufania – dotrzymanie obietnicy i uczciwość.
2. Dokumentacja i poufność informacji – tworzenie, klasyfikacja, przechowywanie, przekazywanie informacji.
3. Standardy obsługi w kontakcie bezpośrednim – rozmowa i uzyskiwanie informacji:
   • Efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie.
   • Sprawdzone metody powitania. Rola pierwszego wrażenia. Savoir vivre pierwszego kontaktu.
   • Kodeks ubraniowy w pracy - żelazne zasady.
   • Prawidłowy schemat komunikacji – koło komunikacji.
   • Komunikacja niewerbalna jako narzędzie budowania relacji z rozmówcą. Mowa ciała, aktywne słuchanie, proksemika (strefy dystansu).
   • Komunikacja werbalna, czyli moc i siła słowa. Zadawanie pytań, przekazywanie informacji wrotnych, zakazane zdania, ukryty komunikat.
   • Moc słowa „dziękuję” – sytuacje, w których należą się podziękowania i sposoby ich przekazania.
   • Perswazja i wywieranie wpływu.
4. Goście w firmie:
   • Rola sekretarki/asystentki w podejmowaniu gości firmy .
   • Aranżacja i przygotowanie sali konferencyjnej/ gabinetu przełożonego .
   • Powitanie i obsługa gości.
   • Pożegnanie gości.
5. Standardy w rozmowie telefonicznej:
   • Skuteczne metody na wywołanie pozytywnego pierwszego wrażenia w rozmowie telefonicznej.
   • Strategie postępowania z różnymi typami rozmówców.
   • Zasady rozmowy telefonicznej - przygotowanie do rozmowy telefonicznej, odbieranie telefonu, sporządzanie notatek, przełączanie, oddzwanianie, poczta głosowa, telekonferencje.
   • Błędy w trakcie rozmowy telefonicznej.
   • Głos a intonacja, dykcja, barwa, zakłócenia.
6. Standardy korespondencji mailowej:
   • Wygląd graficzny wiadomości.
   • Formy grzecznościowe w mailach.
   • Odpowiadanie na wiadomości e – mail.
   • Osobisty charakter wiadomości.
7. Standardy rozwiązywania problemów:
   • Ratowanie sytuacji – skuteczne zasady przywracania pozytywnego biegu sprawie.
   • Umiejętność przepraszania i przyznawania się do błędu.
   • Umiejętność rozwiązywania problemów – słuchanie, zrozumienie, zastosowanie rozwiązań.
   • Metody postępowania z wymagającymi i trudnymi osobami – 4 metody pracy z trudnymi osobami.
   • Typologia trudnego klienta.
8. Zarządzanie czasem:
   • Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
   • Skuteczność działania pod presją czasu i w sytuacjach stresujących.
   • Wyznaczanie celów metodą SMART.
   • Zasady planowania i organizacja pracy, ustalenie priorytetów.
9. Zarządzanie sobą gwarancją sprawnej obsługi sekretariatu
• Sposoby opanowania emocji i zachowania spokoju.
• Postawa asertywna podstawą wierności własnym wartościom i porozumienia.
• Metody redukcji stresu.
• Profesjonalna postawa i przygotowanie – dbałość o interesy, wzbudzanie zaangażowania.
• Nauka i dokształcanie.
• Nagradzanie siebie – fundament poczucia zadowolenia i efektywności.

---

Wybrane opinie uczestników na temat szkolenia:

 

"Atrakcyjny program szkolenia zrealizowany w 110% przez fachową, przesympatyczną prowadzącą, udzielającą odpowiedzi na każde zadane pytanie, wyjaśniającą każdą watpliwość."

 

"Fachowość, bardzo dobrze przygotowany szkoleniowiec."

 

"Bardzo pozytywne wrażenie, doskonały sposób prowadzenia przez Panią Trener."

Szkolenie prowadzą:

Szkolenie otwarte organizujemy w dniach: