Program szkolenia dla profesjonalnych asystentek, sekretarek
Praca sekretarki, asystentki oraz specjalisty ds. organizacji biura przekłada się na wiele obszarów funkcjonowania firmy. Dlatego od osób na tym stanowisku wymaga się nie tylko kompetencji, profesjonalnego wizerunku, dobrej organizacji, ale przede wszystkim znajomości biznesowej etyki. Z tą myślą stworzyliśmy kurs pełen wiedzy i umiejętności, przygotowujący do zawodu sekretarki lub asystentki.
1. Rola asystentki / sekretarki w zarządzaniu firmą. Podział i omówienie obowiązków pracowników biurowych.
Asystent lub sekretarka jest odpowiedzialna za organizację wszystkich obowiązków administracyjnych w firmie lub biurze. Do jej zadań należy m.in. umawianie spotkania, przygotowanie dokumentów do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, aktualizowanie zapisów umów, obsługa gości. Wiele różnych obowiązków wymaga przede wszystkim dobrej organizacji pracy.
2. Jak moja praca jako asystentka lub sekretarka wpływa na wizerunek firmy?
- obowiązki reprezentacyjne asystentek oraz sekretarek, kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez profesjonalny wygląd
- wizerunek asystentki: zajęcia z wizażystą – strój i makijaż biznesowy, indywidualna analiza kolorystyczna
Podczas profesjonalnego szkolenia z pracy sekretarki uczestnicy poznają sposoby kształtowania dobrego wrażenia o firmie poprzez sposób prowadzenia rozmów - zasady komunikacji werbalnej i niewerbalnej, savoir vivre, sztuka prowadzenia rozmów telefonicznych. Dowiesz się, jak kształtować dobre wrażenie o firmie poprzez organizację pracy własnej i współpracowników kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez sposób przyjmowania klientów. Przedstawimy zasady doboru pomieszczeń, menu, formy przyjęcia itd. w zależności od charakteru uroczystości, rangi gości i okazji.
3. Czy jako asystentka sekretarka potrafię skutecznie przekazywać informację?
Poznasz obowiązki informacyjne, jakie spoczywają na sekretarkach i asystentkach w pracy biurowej. Omówimy w trakcie kursu szczególnie ważne różnice między przekazywaniem wiadomości, a interpretacją informacji. Zaprezentujemy metody skutecznego informowania. Dowiesz się, jak skutecznie docierać do informacji, które są mi niezbędne. Jakie są różnice i podobieństwa pomiędzy komunikacją wewnętrzną, a zewnętrzną w firmie?
4. Organizacja pracy sekretariatu. Obowiązki administracyjno – biurowe sekretarek / asystentek (profesjonalna obsługa, prowadzenie sekretariatu w biurze, urzędzie)
- Skuteczne zarządzanie korespondencją przychodzącą w firmie prezentacja istniejących systemów organizacji korespondencji. Instrukcja kancelaryjna – jaki stworzyć jednolity system zarządzania dokumentacją przychodzącą w firmie metody ewidencjonowania, znakowania i dekretacji korespondencji
- Tworzenie korespondencji wychodzącej - podział tworzonych pism ze względu na ich zawartość i charakter. Poznasz graficzne zasady tworzenia dokumentów firmowych oraz merytoryczne reguły tworzenia dokumentów z uwzględnieniem specyfiki firmy, treści i przeznaczenia dokumentu. Poznasz standardy ewidencjonowania korespondencji wychodzącej w sekretariacie.
- Zarządzanie dokumentacją firmową zasady archiwizacji dokumentów w firmie. Wyjaśnimy wymogi prawne związane z czasem przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej.
- Organizacja sekretariatu zagadnienia związane z efektywnym planowaniem, organizowaniem oraz wykorzystaniem czasu pracy. Nauczysz się organizacji czasu pracy szefa lub dyrektora (kalendarz spotkań, harmonogram zajęć, hierarchia zadań, pojęcie „złodzieje czasu”)
5. Profesjonalny wizaż - wizerunek sekretarki / asystentki
Sekretariat czy recepcja to ważne miejsce w tworzeniu pozytywnego wrażenia wśród gości, klientów i kontrahentów firmy. Dlatego elementy, takie jak makijaż, ubiór dodatki recepcjonistki, sekretarki, czy asystentki muszą współgrać ze sobą.
