AVENHANSEN Sp. z o.o.
Szkolenia biznesowe
Zadbamy o Wasz sukces

Artykuł: Prince 2 – metodyka zarządzania projektami

Wrzuć na Facebook

Prince 2 to ogólna metodyka postępowania w trakcie realizacji projektu. Jego nazwa pochodzi od angielskiego skrótu słów „project in a controlled environment” co po przetłumaczeniu oznacza „projekt w kontrolowanym środowisku”. Projekt rozumiany jest jako unikalna organizacja powołana do życia na określoną ilość czasu. Czas ten ograniczony jest terminem przed którym należy projekt zakończyć, natomiast unikalność projektu uzyskana jest dzięki wcześniej przyjętym i zdefiniowanym planom i założeniom. Jest to też całościowy system ogólnych działań prowadzących do uformowania i skończenia projektu. W ramach systemu Prince 2 istnieją trzy rodzaje zasobów – są to ludzie, pieniądze oraz materiały.

Praktyczne wykorzystanie metodyki PRINCE 2 w zarządzaniu projektami

Prince 2 oznacza zatem zaimplementowanie metodyki do kierowania projektami w firmie. Pince 2 w swoim pierwotnym wcieleniu miał zastosowanie w projektach informatycznych lecz z czasem okazało się, że jest to jednocześnie świetna metodyka do realizacji projektów również w branżach innych niż informatyka. Metodyka ta definiuje sześć aspektów efektywności projektu, którymi należy zarządzać:

• Koszty - każdy projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych organizacji.
• Czas - każdy projekt działa w ramach wcześniej ustalonych ram czasowych.
• Zakres - każdy projekt powinien dostarczyć określony produkt lub produkty.
• Ryzyko -  prowadzone projekty wiążą się z pewnym poziomem ryzyka.
• Korzyści - każdy projekt aby miał sens musi przynosić wymierne korzyści, które nie zawsze należy rozumieć w kontekście korzyści finansowych.

Ideą Prince2 jest odpowiednie zarządzanie projektem, aby osiągnąć cele projektu w granicach powyższych wskaźników wykonania. Jednocześnie faktem jest, że metodyka ta wprowadza wiele różnych rodzajów dokumentów (takich jak wnioski, rejestry, raporty, dzienniki), lecz w zasadzie wykorzystuje już istniejące materiały, które wcześniej dana grupa wykorzystywała. Pomimo jednak wrażenia że metodyka ta generuje zbyt dużą ilość dodatkowych artefaktów, należy mieć na uwadze, że poziom ich zastosowania w realnym projekcie jest uzależniona od jego rozmiaru. Prince 2 korzysta bowiem z zasady, która mówi  że należy ją dostosowywać do warunków konkretnego projektu. Poziom biurokratyzacji zatem jest determinowany przez projekt (a dokładnie poziom formalizmu jaki jest w projekcie wymagany) a nie odwrotnie. Ogromnym plusem metodyki Prince 2 jest jej elastyczność oraz zdolność do adaptacji jej założeń do zespołów i ich projektów o różnym poziomie skomplikowania. Zatem zarówno w dużych projektach, realizowanych dla administracji publicznej albo z dofinansowaniem UE gdzie potrzebny jest duży poziomu formalizmu Prince 2 znajduje swoje zastosowanie, natomiast w przypadku mniejszych wysoki poziom formalizmu już nie znajduje takiego zastosowania, i z powodzeniem może zostać zmniejszony adekwatnie do rodzaju projektu. Wszystko zależy od konkretnych wymagań. Wniosek z tego jest taki, że to nie Prince2 determinuje poziom biurokracji, a konkretne wymagania projektowe.

Idea tej metodyki jest taka, że Prince2 bierze pod uwagę, iż organizacja chcąca ją wprowadzić u siebie może posiadać już pewną politykę dotyczącą tego jak na przykład zarządzać jakością w projektach. Może też się zdarzyć sytuacja, że konkretny projekt będzie miał jakieś specyficzne wymagania. Prince2 nie każe tego wszystkiego zmieniać lub usuwać. Metodyka ta sugeruje, aby wykorzystać już istniejące w organizacji procedury i zintegrować je z nią. Wystarczy po prostu zidentyfikować konkretne artefakty (procesy, dokumenty) metodyk już wdrożonych w organizacji jako artefakty Prince2.

Metodyka ta niemal na każdym kroku nakazuje ponowne upewnienie się czy istniejące i działające struktury nadal wydajnie spełniają swoją rolę. W przeciwnym wypadku zaleca ich wymianę lub odpowiednie zmodyfikowanie przekształcając je w bardziej praktyczny sposób. Rozpatrując zatem tą metodykę w tym kontekście, to okazuje się że Prince2 adaptuje się do warunków projektu wraz z czasem, w miarę jak coraz lepiej poznawana jest jej specyfika przez personel firmy.

Gdyby ktoś miał jakieś wątpliwości – metodyka Prince2 nie tworzy nowych artefaktów. Metodyka ta po prostu pokazuje jak zebrać i zorganizować to z czego zespół już korzysta w swoich projektach. Proszę zobaczyć - Prince2 mówi o potrzebie dostarczania produktów. Teraz wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie: czy realizuje się jakis projekt, którego celem nie jest dostarczenie produktu? Prince2 mówi też o potrzebie zarządzania budżetem, jakością oraz ryzykiem. Czy realizowany jest projekt w którym nie zarządza się tymi aspektami? Jeżeli odpowiadamy sobie że tak jest, to nie jest się świadomym tego co w projekcie należy kontrolować.

Kolejną zaletą metodyki Prince 2 jest to że nie wymaga od osoby chcącej wprowadzić w swojej firmie właśnie tą metodykę prowadzenia projektów posiadania całej wiedzy związanej z tym projektem. Prince 2 stanowi zbiór informacji opisujących, co należy zrobić oraz jakie środki należy przedsięwziąć aby projekt mógł zostać doprowadzony do końca. Metodyka Prince2 sugeruje że już na samym początku projektu należy dokonać odpowiedniego podziału ról i obowiązków. Przy czym podział ten powinien zostać udokumentowany w taki sposób aby każdy członek zespołu projektowego wiedział jakie są jego obowiązki oraz zakres uprawnień. Mając to na uwadze, należy być świadomym tego, że osoba kierująca projektem nie musi wszystkiego wiedzieć, ponieważ do odpowiedniej wiedzy ma dostęp w każdym momencie w stosownym dokumencie. Takiego dokumentu nie trzeba tworzyć z każdym nowym projektem, można stworzyć taki jeden dla całej organizacji i odpowiednio zaadaptować go do specyfiki konkretnego projektu.

Oczywiście, nie oznacza to natychmiast że posiadanie odpowiedniej wiedzy z zakresu metodyki Prince2 nie jest wymagane. Wręcz przeciwnie, aby na przykład być Kierownikiem Zespołu bardziej wskazane jest aby stosowną wiedzę posiadać. Dlatego też Prince2 zaleca przeprowadzenie stosownych szkoleń pracowników dla wykonywania poszczególnych ról, tłumacząc im stosowną terminologię oraz podstawowe koncepcje i zasady. Jednocześnie należy upewnić się że każda osoba wysłana na szkolenie otrzymuje ilość wiedzy stosowną do jej później pełnionego zadania, tak aby Kierownik Projektu nie musiał zapoznawać się z teorią na temat bycia Przewodniczącym. Wystarczy, że w organizacji jest klika osób bardzo dobrze zaznajomionych z Prince2 i będą oni w stanie odpowiednio wdrożyć pozostałych pracowników w kwestiach bezpośrednio z nimi związanych.

Właściciele firm w których często ma się do czynienia z prowadzeniem skomplikowanych projektów lubią jak wszystko jest precyzyjnie określone, gdy zadania są rozpisane, przypisana jest odpowiedzialność do konkretnych osób, gdy jest określone i przewidziane ryzyko oraz gdy wszystko jest rozliczone i ogólnie lubią porządek w swojej pracy. Uważają za cenne przeprowadzenie szkolenia dla pracowników z zakresu metodyki Prince2 i jednocześnie są zdania, ze jeśli przeszkolą pracowników w tej metodyce projektowej to przyspieszy im to przede wszystkim działanie firmy ze względu na jasno określone zadania i przypisaną odpowiedzialność. Uważają również że prowadzenie firmy przy udziale Prince2 pozwoli później następnym - nowym pracownikom szybciej wdrażać się w działanie firmy. Będą w końcu mieli do wglądu całość dokumentacji z przeprowadzanych już projektów. Prince2 charakteryzuje się tym, że na początek jest dobry ze względu na kompleksowość podejścia i na elastyczność w stosunku do już posiadanych rozwiązań projektowych w zespole.

Powrót do strony z artykułami

AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:

Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.

Link do artykułu »

Podziel się spostrzeżeniami i przemyśleniami na temat opisywanego zagadnienia.